Unsicherheit vor dem ersten Arbeitstag ist weit verbreitet. Hier setzt Preboarding an: es begleitet neue Mitarbeiter von der Vertragsunterzeichnung bis zum Arbeitsbeginn und schafft eine Grundlage für eine erfolgreiche Einarbeitung und Zugehörigkeit zum Unternehmen. Entdecke in diesem Artikel, wie ein strukturierter Preboarding-Prozess Angst reduziert, Vertrauen schafft und die Vorfreude auf die neue Herausforderung steigert.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Preboarding ist entscheidend für die Bindung neuer Mitarbeiter und mildert den Stress vor dem ersten Arbeitstag durch bereitgestellte Informationen, Dokumente und Kommunikation.

• Ein strukturierter Preboarding-Prozess verbessert die Integration in das Unternehmen und erhöht die Produktivität durch Bereitstellung der Tools und Einarbeitungsmaterialien vor Arbeitsantritt.

• Digitale Tools und Plattformen, wie Onboarding-Software, erleichtern den Preboarding-Prozess durch Individualisierung, Automatisierung und effiziente Informationsbereitstellung.

Die Bedeutung von Preboarding

Preboarding ist eine wichtige Zeit, die weit über die Vertragsunterzeichnung hinausgeht. Sie bereitet neue Mitarbeiter auf ihren Arbeitsbeginn vor. Es handelt sich um strategische Maßnahmen, die dazu dienen, Talente an das Unternehmen zu binden und den Arbeitsantritt zu erleichtern. Ein starkes Preboarding kann die Integration neuer Mitarbeiter in ein Unternehmen und seine Kultur erheblich verbessern. Es mildert den Stress des ersten Arbeitstags, indem den neuen Mitarbeitern die Werkzeuge an die Hand gegeben werden, um ihre Arbeit effizienter und effektiver zu beginnen.

Zu einem erfolgreichen Preboarding-Erlebnis gehört:

• das Bereitstellen notwendiger Dokumente und Informationen vor dem Startdatum, wie etwa das Arbeitsvertrag, Steuerformulare und Unternehmensrichtlinien

• dass neue Mitarbeiter sich wertgeschätzt und als Teil des Teams fühlen

• regelmäßige Kommunikation während des gesamten Preboarding-Prozesses

Warum ist Preboarding entscheidend?

Pre-Boarding umfasst vorbereitende Maßnahmen vor dem Arbeitsantritt, wie Vertragsunterzeichnung und Informationsbereitstellung, und ist essentiell, um das Talent von der Richtigkeit ihrer Entscheidung zu überzeugen. Eine gute Pre-Boarding-Erfahrung stärkt das Selbstvertrauen neuer Mitarbeiter, zeigt, dass das Unternehmen über den bloßen Einstieg hinausdenkt und trägt dazu bei, dass Mitarbeiter sich auf die neue Rolle freuen und nicht vor dem ersten Arbeitstag kündigen.

Darüber hinaus erhalten neue Mitarbeiter bereits vor Arbeitsbeginn einen realistischen Einblick in die Unternehmenskultur und erfahren eine frühe Bindung, was die Wahrscheinlichkeit erhöht, sie im ersten Jahr zu halten. Durch die Personalisierung des Onboarding-Prozesses, basierend auf Rolle, Seniorität und Standort, sowie durch Geschenke und Anerkennungen wird das Engagement des Unternehmens für individuelles Wachstum und Erfolg verdeutlicht.

Preboarding als Teil des Onboarding-Prozesses

Im Preboarding-Prozess werden folgende Aspekte gewährleistet und unterstützt:

• Vertragsunterzeichnung

• administrative Aufgaben

• Planungssicherheit

• Zugang zur HR-Software

• Compliance

• Clarification

• Connection

• Confidence

• Culture

• Checkback

Durch einen strukturierten Preboarding-Prozess, der in klare Schritte unterteilt ist, werden konsistente Informationen bereitgestellt und die Bindung der Mitarbeiter gefördert. Dies schafft eine solide Grundlage für das Onboarding und steigert dessen Erfolg.

Das Ziel des Preboarding-Checkbacks ist es, sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter alles haben, was sie brauchen, um erfolgreich zu sein. Durch die frühzeitige Bereitstellung von Ressourcen und die klare Erklärung der Erwartungen wird der Einstieg erleichtert und die Produktivität der neuen Mitarbeiter erhöht.

Schritte zum erfolgreichen Preboarding

Ein erfolgreicher Preboarding-Prozess beginnt mit der Bereitstellung der notwendigen Konten und Tools vor dem ersten Tag, damit neue Mitarbeiter sich mit den Systemen vertraut machen und schnell durchstarten können. Zum reibungslosen Preboarding gehören allgemeine Wissensdokumente wie Büropläne, Login-Listen und FAQ-Blätter, um Fragen der Neuanfänger proaktiv zu beantworten.

Digitale Vorstellungen zwischen neuen Mitarbeitern und zukünftigen Teammitgliedern, Managern und Stakeholdern können bereits vor dem offiziellen Start hergestellt werden, um Verbindungen und Inklusivität zu fördern. Eine klare Orientierung und Unterstützung bei administrativen Aufgaben vor dem ersten Tag erleichtern den Einstieg und erhöhen die Produktivität der neuen Mitarbeiter.

Erstellen von Kursen zum erfolgreichen Preboarding

Die Erstellung von Kursen zum erfolgreichen Preboarding ist ein wesentlicher Bestandteil des gesamten Prozesses. Dieser Abschnitt und seine Unterabschnitte befassen sich mit verschiedenen Ansätzen, um den Preboarding-Prozess durch Kommunikation, Willkommenspakete und Teambuilding-Maßnahmen zu optimieren.

Es ist wichtig zu beachten, dass Preboarding den neuen Mitarbeiter-Erfahrungen entscheidend prägen kann, wobei 80% der Arbeitnehmer mit Angst kämpfen, während sie auf den Beginn eines neuen Jobs warten. Geschenke und personalisierte Begrüßungen während des Preboardings können die Entscheidung des neuen Mitarbeiters für das Unternehmen bestätigen und Begeisterung erzeugen.

Kommunikation und Informationsaustausch

In diesem Abschnitt wird die Rolle der Kommunikation und des Informationsaustauschs im Preboarding-Prozess hervorgehoben. Eine offene Kommunikation und frühzeitige Klarstellung der Erwartungen, Rollen und Verantwortlichkeiten sind wesentliche Bausteine für eine erfolgreiche Zusammenarbeit und Integration neuer Mitarbeiter.

Die Bewältigung des Risikos von Informationsüberlastung ist durch eine überlegte und dosierte Bereitstellung wichtiger Informationen möglich, was die Einarbeitung positiv beeinflusst. Die regelmäßige Bereitstellung von Informationen und Updates über ein Onboarding-Portal sorgt für Transparenz und unterstützt neue Mitarbeiter dabei, sich effizient auf ihre Rolle vorzubereiten ohne sie zu überwältigen.

Willkommenspakete und Einführungsmaterialien

Die Bereitstellung personalisierter Willkommenspakete und Kommunikation verbessert die Integration neuer Mitarbeiter, was zu einer positiveren Erfahrung und höherem Engagement führt. Willkommenspakete können die Integration in ein Unternehmen verbessern, indem sie Artikel beinhalten, die die Unternehmenskultur und -werte repräsentieren, sowie notwendige Arbeitswerkzeuge und personalisierte Nachrichten.

Das Senden von Willkommenspaketen an neue Mitarbeiter vor ihrem Startdatum, besonders in einem remote-first Team, kann das Gefühl vermitteln, persönlich willkommen geheißen zu werden, und fördert ein Zugehörigkeitsgefühl. Das Bereitstellen von Ressourcen für neue Mitarbeiter, wie Mitarbeiterhandbücher und Trainingsmaterialien, vor ihrem Startdatum sorgt für einen reibungslosen Übergang in ihre Rollen.

Virtuelle Veranstaltungen und Teambuilding

Virtuelle Meet-and-Greet-Sitzungen sind wesentlich, um neuen Mitarbeitern ein Gefühl der Zugehörigkeit zu vermitteln und fördern die soziale Eingliederung ins Team, was insbesondere bei Remote-Arbeit von Bedeutung ist. Der Einsatz von Social-Networking-Tools, wie dem Telekom Social Network, unterstützt die soziale Integration und Vernetzung neuer Mitarbeiter, indem ein Rahmen für Informationsaustausch und Kontaktaufbau geschaffen wird.

Regelmäßige virtuelle Kaffeepausen und Check-ins ermöglichen den Aufbau von Beziehungen und offener Kommunikation, was insbesondere bei der Herausforderung, die das Remote-Onboarding darstellt, hilft, das Gefühl von Isolation zu überwinden. Informelle Preboarding-Veranstaltungen, wie Mahlzeiten oder informelle Treffen, können neuen Mitarbeitern helfen, Beziehungen zu ihrem Team aufzubauen, noch bevor ihr erster Arbeitstag beginnt.

Digitale Tools und Plattformen für Preboarding

Die Nutzung digitaler Tools und Plattformen kann den Preboarding-Prozess erheblich verbessern. HR-Management-Softwareplattformen wie Oracle Taleo, SAP Successfactors und Haufe Onboarding bieten eigene Onboarding-Module, die sich speziell für den Preboarding-Prozess eignen.

Onboarding-Software lässt sich individuell an das Corporate Identity des Unternehmens anpassen, um einen einheitlichen und markenspezifischen Onboarding-Prozess zu gewährleisten. Digitale Tools und Plattformen, die in bestehende HR-Systeme integriert werden können, sorgen für einen nahtlosen und effizienten Preboarding-Prozess.

Vorteile digitaler Preboarding-Lösungen

Digitale Preboarding-Lösungen bieten folgende Vorteile:

• Verringern den administrativen Aufwand

• Bieten eine hohe Qualitätssicherung für ein konsistentes Erlebnis für die HR-Abteilung und neue Mitarbeitende

• Ermöglichen ein effizientes und benutzerfreundliches Onboarding.

Automatisierte Systeme stellen Informationen rechtzeitig bereit und senden Erinnerungen, um den Prozess für alle Beteiligten zu optimieren. Durch die Digitalisierung des Preboarding-Prozesses können neue Mitarbeiter früher beginnen und die Verwaltung der dazu gehörenden Aufgaben wird erleichtert. Digitale Preboarding-Lösungen helfen dabei, das Engagement und die Begeisterung der neuen Mitarbeiter von der Vertragsunterzeichnung bis zum ersten Arbeitstag zu bewahren.

Beispiele für digitale Preboarding-Tools

Es gibt viele Beispiele für digitale Preboarding-Tools, die den Prozess erleichtern und verbessern können. Unternehmen wie AFA Insurance nutzen digitale Plattformen, um den Preboarding-Prozess zu optimieren, indem sie neuen Mitarbeitern den Zugang zu Unternehmenswerten, Vorteilen und Erwartungen für den ersten Arbeitstag ermöglichen.

Learning Management Systeme (LMS) eignen sich zur Verwaltung von digitalen Onboarding-Inhalten und machen diese den Mitarbeitenden leicht zugänglich. Spezialisierte Onboarding-Software wie die von Talmundo automatisiert den Preboarding-Prozess und stellt Funktionen wie Checklisten und Fahrpläne zur Verfügung.

Best Practices und Erfolgsgeschichten

Individuell gestaltete Pre- und Onboarding-Systeme, die gezielt auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter eingehen, erhöhen nicht nur die Arbeitszufriedenheit, sondern ermöglichen auch einen positiven Start im Unternehmen.

In diesem Abschnitt und seinen Unterabschnitten werden erfolgreiche Preboarding-Strategien und Erfolgsgeschichten vorgestellt.

Was zeichnet erfolgreiches Preboarding aus?

Erfolgreiches Preboarding zeichnet sich durch eine personalisierte Herangehensweise aus, welche durch den Einsatz von Onboarding-Apps und einer Kombination aus digitalen Plattformen, Willkommenspaketen und Vorab-Schulungen realisiert wird. Die Sammlung von Feedback zum Einstellungsprozess hilft, die Preboarding-Strategie zu optimieren und ist ein wesentlicher Teil, um die Übergangsphase, auch bekannt als “onboarding phase”, erfolgreich zu gestalten und zur Mitarbeiterbindung beizutragen.

Die Einführung in die Unternehmenskultur, das sicherstellen des schnellen Anschlusses bei neuen Mitarbeitern und das Gefühl des Einbezogenseins sind entscheidend, um neuen Teammitgliedern die Integration zu erleichtern und ihre Leistungsfähigkeit zu fördern.

Beispiele für erfolgreiche Preboarding-Kampagnen

Unternehmen wie AFA Insurance nutzen digitale Plattformen, um den Preboarding-Prozess zu optimieren, indem sie neuen Mitarbeitern den Zugang zu Unternehmenswerten, Vorteilen und Erwartungen für den ersten Arbeitstag ermöglichen, einschließlich der Möglichkeit, eine digitale Unterschrift zu verwenden.

Diese Beispiele zeigen, wie effektiv ein gut durchdachter Preboarding-Prozess sein kann.

Häufige Herausforderungen und Lösungsansätze

In diesem Abschnitt und seinen Unterabschnitten werden die häufigsten Herausforderungen im Preboarding-Prozess und mögliche Lösungsansätze vorgestellt. Eine lange Zeitspanne zwischen Vertragsunterschrift und Arbeitsbeginn kann zu Vertrauensverlust führen. Durchschnittlich beträgt diese Zeitspanne in Deutschland drei Monate.

In dieser Phase könnten sich neue Mitarbeiter nach anderen Stellen umsehen. Kontinuierliche Kommunikation und Einbindung können dem entgegenwirken und die Mitarbeiterbindung erhöhen.

Zeitmanagement und Ressourcenplanung

Eine klar definierte Einarbeitungsagenda für die erste Arbeitswoche, die an neue Mitarbeiter gesendet wird, wirkt Nervosität entgegen und sorgt für einen reibungslosen Beginn. Die termingerechte Vorbereitung und Koordination der Einarbeitung durch Personalverantwortliche, IT und Gründer ist essentiell für einen effektiven Preboarding-Prozess. Die Definition einer solchen Agenda ist entscheidend für den Erfolg des Prozesses.

Vor dem ersten Arbeitstag ist es wichtig, dass neue Mitarbeiter administrative Pflichten erfüllen und über die Unternehmenskultur sowie die Erwartungen an ihre Rolle informiert werden. Regelmäßige Check-ins und Feedbackmechanismen stärken die Beziehung zu neuen Mitarbeitern und vermitteln ihnen Wertschätzung und Fürsorge seitens des Unternehmens.

Integration in bestehende HR-Systeme

Digitale Onboarding-Lösungen integrieren sich nahtlos in andere HR-Prozesse wie das Bewerbermanagement und Talent Management. Die Automatisierung manueller Aufgaben im Onboarding hilft dabei, Konsistenz zu gewährleisten und verhindert, dass die Integration in bestehende HR-Systeme durch menschliche Fehler beeinträchtigt wird.

Zusammenfassung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein effektiver Preboarding-Prozess eine entscheidende Rolle bei der Integration und Bindung neuer Mitarbeiter spielt. Durch gezielte Kommunikation, Bereitstellung relevanter Informationen und Unterstützung können Unternehmen sicherstellen, dass neue Mitarbeiter sich willkommen fühlen und bereit sind, ihre Karriere im Unternehmen erfolgreich zu beginnen.