Mitarbeiter Onboarding ist der Schlüssel zu motivierten und produktiven Teammitgliedern. Lerne in diesem Artikel die wichtigsten Schritte für einen effektiven Onboarding-Prozess kennen, die nicht nur das Engagement steigern, sondern auch die Bindung zum Unternehmen festigen.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Ein durchdachter Onboarding-Prozess wirkt sich positiv auf Umsatz, Mitarbeiterengagement, Arbeitszufriedenheit und Mitarbeiterbindung aus und beginnt bereits vor dem ersten Arbeitstag.

• Der Onboarding-Prozess erstreckt sich über mehrere Phasen, von der Vorbereitung (Preboarding) über die Orientierung bis hin zur vollständigen Integration und kann ein Jahr andauern.

• Zu einer erfolgreichen Mitarbeiterintegration gehören neben der fachlichen Einarbeitung auch Maßnahmen wie die Zuordnung eines Mentors, gemeinsame Mittagsessen und Teamvorstellungen, um den neuen Mitarbeitern die Unternehmenskultur nahe zu bringen.

Erfolgreiches Mitarbeiter Onboarding

Ein durchdachter Onboarding-Prozess und ein gutes Onboarding sind nicht nur ein netter Willkommensgruß für neue Mitarbeiter, sondern entscheidend für die Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen und deren Produktivität. Wenn Unternehmen in das Onboarding investieren, resultiert dies in Verbesserungen bei:

• Umsatz

• Mitarbeiterengagement

• Arbeitszufriedenheit

• Mitarbeiterbindung

• Engagement während der Onboarding-Phase

Und um sich im Wettbewerb um Talente zu behaupten, beginnen Unternehmen bereits vor dem ersten Arbeitstag, neue Mitarbeiter an das Unternehmen und ihr zukünftiges Arbeitsverhältnis zu binden.

Ein erfolgreiches Onboarding besteht nicht nur aus einer kurzen Einführung in das Unternehmen und einer schnellen Einarbeitung in die täglichen Aufgaben. Es geht darum, den neuen Mitarbeitern den Sinn und Nutzen ihrer Arbeit zu verdeutlichen und sie durch klare Kommunikation und Absprachen einzubinden. Das Ziel ist es, dass sich neue Mitarbeiter von Anfang an als Teil des Teams fühlen und motiviert sind, ihren Beitrag zum Unternehmenserfolg zu leisten.

Grundlagen des Onboarding-Prozesses

Bevor wir in die verschiedenen Aspekte eines erfolgreichen Onboarding-Prozesses eintauchen, lass uns zunächst die Grundlagen klären: Was ist die “Onboarding Definition” eigentlich? Onboarding bezeichnet die Einarbeitung, Einstellung und zielgerichtete Integration neuer Mitarbeiter in ein Unternehmen oder eine Organisation. Die Ziele des Onboardings beinhalten die Steigerung der Produktivität und Motivation des neuen Mitarbeiters, sowie die Förderung seiner Loyalität gegenüber dem Arbeitgeber.

Das Onboarding ist von entscheidender Bedeutung für Unternehmen, da es die Integration und Entwicklung neuer Mitarbeiter unterstützt und sie bei den Herausforderungen eines neuen Jobs unterstützt. In diesem Kontext spielen die Vorbereitung des Mitarbeiters auf seine Rolle im Unternehmen und das Vermitteln eines Willkommensgefühls eine entscheidende Rolle.

Die Rolle des ersten Arbeitstags

Jeder erinnert sich an seinen ersten Tag in einem neuen Job: Die Aufregung, die Neugier, aber auch die Unsicherheit und vielleicht sogar die Angst vor dem Unbekannten. Der erste Arbeitstag spielt eine entscheidende Rolle beim Onboarding neuer Mitarbeiter. Es ist der Tag, an dem neue Mitarbeiter das Bürogebäude kennenlernen, Kollegen sowie Führungskräfte vorgestellt bekommen und alle relevanten Informationen erhalten. Ein positiver Eindruck wird durch einen angenehm gestalteten Tag mit abwechslungsreichen Aktivitäten und der Möglichkeit, mit Kollegen und Führungskräften zu sprechen, geschaffen.

Ein gut organisierter erster Arbeitstag kann jedoch nicht spontan stattfinden. Es erfordert eine sorgfältige Planung und Vorbereitung sowohl von Seiten des Unternehmens als auch des neuen Mitarbeiters. Neue Mitarbeiter sollten am ersten Arbeitstag später beginnen, um Vorbereitungszeit für sie und das Unternehmen zu gewährleisten. Eine Vorstellungsrunde am ersten Arbeitstag erleichtert es neuen Mitarbeitern, Kontakt aufzunehmen und fördert eine niedrigere Hemmschwelle um Hilfe zu bitten.

Gemeinsame Mittagsessen mit den neuen Kollegen stärken am ersten Tag das Gemeinschaftsgefühl und schaffen eine vertrauensvolle Basis für die künftige Zusammenarbeit.

Die Phasen des Onboardings

Der Onboarding-Prozess ist kein einmaliges Ereignis, sondern ein Prozess, der sich über einen bestimmten Zeitraum erstreckt. Onboarding beginnt mit der Vertragsunterzeichnung und endet üblicherweise mit der Probezeit, kann jedoch je nach Stellenkomplexität in der Dauer variieren. In der Tat kann der Onboarding-Prozess bis zu einem Jahr dauern und umfasst neben der Unternehmenskultur auch zwischenmenschliche Beziehungen und den Umgang mit Technologie. Dabei sind effektive Onboarding Prozesse entscheidend für den Erfolg der Integration neuer Mitarbeiter.

Das Onboarding lässt sich in drei Phasen gliedern: Vorbereitung, Orientierung und Integration, mit jeweils spezifischen Zielen und Aktivitäten. Die Vorbereitungsphase, oft auch als Preboarding bezeichnet, ist die Phase zwischen der Unterzeichnung des Vertrags und dem ersten Arbeitstag und legt den Grundstein für ein erfolgreiches Onboarding.

Die Orientierungsphase umfasst den ersten Tag und die erste Woche, in der der neue Mitarbeiter das Unternehmen, seine Kollegen und seine Aufgaben kennenlernt. Die Integrationsphase beginnt in der Regel innerhalb der ersten Arbeitswochen und zielt darauf ab, den neuen Mitarbeiter vollständig in das Unternehmen einzubinden. Eine Einbindung von Stakeholdern aus allen Unternehmensebenen vermittelt neuen Mitarbeitern ein umfassenderes Bild der Unternehmenskultur und stärkt das Verständnis für die Organisationsstrukturen.

Maßnahmen für ein erfolgreiches Onboarding neuer Mitarbeiter

Ein erfolgreicher Onboarding-Prozess erfordert eine sorgfältige Planung und eine Reihe spezifischer Maßnahmen, die auf die individuellen Bedürfnisse und Fähigkeiten des neuen Mitarbeiters abgestimmt sind. Ein durchdachter Einarbeitungsplan umfasst:

• Vorstellung im Team

• Betriebliche Einarbeitung

• Individuelle Weiterbildung

• Meilensteine und Feedback-Möglichkeiten

Durch diese Maßnahmen können sich neue Mitarbeiter allmählich mit der Unternehmenskultur vertraut machen und ihre Aufgaben ohne Hektik begreifen.

Durch spezifische Maßnahmen, wie das Einrichten des Arbeitsplatzes, die Bereitstellung von IT und Tools sowie das Führen von Zielvereinbarungsgesprächen mit ‘sanften’ Zielen, wird dem Neuzugang ein zielgerichtetes und stressarmes Einarbeiten in den ersten 90 Tagen ermöglicht.

Der Einarbeitungsplan als Fundament

Ein Einarbeitungsplan ist ein wichtiges Instrument, um sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter alle notwendigen Informationen und Fähigkeiten erhalten, um ihre Arbeit effektiv auszuführen. Der Einarbeitungsplan sollte folgende Elemente beinhalten:

• Vorstellung im Team

• Betriebliche Einarbeitungen mit allen relevanten Abläufen

• Individuell abgestimmte Weiterbildungen

• Meilensteine

• Feedback-Möglichkeiten

• Ein Onboarding-Manual

• Leitfäden und Checklisten

• Tutorial-Videos

Ein umfassender und strukturierter Einarbeitungsplan fördert die Integration neuer Mitarbeiter, präsentiert das Unternehmen als attraktive Arbeitgebermarke und sorgt für einen professionellen und reibungslosen Ablauf der Einarbeitung.

Neben der Vermittlung von fachlichen Kenntnissen, sollte der Einarbeitungsplan auch Schulungen zur Vermittlung von grundlegendem Wissen über die Produkte und Dienstleistungen des Unternehmens sowie die Einführung in häufig genutzte Software und Tools beinhalten. Darüber hinaus kann die aktive Einbindung des Managements sowie der Zugang zu Onboarding-Portalen und Intranets neuen Mitarbeitern helfen, die Unternehmensziele und -strukturen zu verstehen. Letztlich ist es wichtig, adäquate Ressourcen bereitzustellen, um den Einarbeitungsplan zu professionalisieren und zu standardisieren.

Integration ins Team fördern

Die Integration neuer Mitarbeiter in das bestehende Team ist ein entscheidender Schritt im Onboarding-Prozess. Ein Buddy oder Mentor unterstützt den neuen Mitarbeiter bei der sozialen Integration, indem er als Ansprechpartner dient, Hilfestellungen bietet und die Unternehmenskultur näherbringt. Durch Einführungsprogramme wie Vorstellungsrunden, gemeinsame Mittagspausen und Teambuilding-Maßnahmen werden Kontakte zwischen neuen Mitarbeitern und dem bestehenden Team gefördert.

Cross-Training und Peer-Learning sind weitere effektive Maßnahmen zur Förderung der Integration. Sie unterstützen den Austausch von Fachwissen sowie ein besseres Verständnis für die Rollen der anderen Teammitglieder. Neben diesen formellen Maßnahmen tragen auch informelle Gesten wie Anerkennung und Wertschätzung dazu bei, eine positive Arbeitsbeziehung aufzubauen und die Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zu schaffen.

In Zeiten der zunehmenden Digitalisierung und des Homeoffice sind auch digitale Vorstellungsrunden und andere Tools unerlässlich, um eine flexible und effektive Integration von neuen Mitarbeitern zu ermöglichen.

Die Bedeutung der Unternehmenskultur beim Onboarding

Die Unternehmenskultur spielt eine entscheidende Rolle beim Onboarding neuer Mitarbeiter. Organisationsnormen, Kernwerte und Ziele bilden die Grundlage für die Unternehmenskultur, die als Persönlichkeit der Organisation angesehen wird. Eine gesunde Unternehmenskultur wirkt sich positiv auf die Motivation, das Engagement und die Leistung der Mitarbeiter aus und ist mit erheblichen Vorteilen für Mitarbeiter, Arbeitgeber und das Betriebsergebnis verbunden.

Daher ist es wichtig, dass der Onboarding-Prozess darauf ausgerichtet ist, die Unternehmenskultur effektiv zu vermitteln und neue Mitarbeiter dazu zu ermutigen, sich mit ihr zu identifizieren.

Unternehmenskultur erlebbar machen

Die Vermittlung der Unternehmenskultur ist eine der zentralen Aufgaben des Onboarding-Prozesses. Einführungsworkshops und Seminare sind effektive Mittel, um neuen Mitarbeitern die Geschichte, Mission, Werte und Erwartungen des Unternehmens vorzustellen und somit die Unternehmenskultur zu vermitteln. Mentoren und Paten dienen als Kulturvermittler und Ansprechpartner, helfen dabei, das Unternehmen aus einer internen Perspektive zu verstehen, und fördern die Anbindung neuer Mitarbeiter an die Unternehmenskultur.

Darüber hinaus ermöglicht die Teilnahme an unternehmenseigenen sozialen Aktivitäten und Veranstaltungen es neuen Mitarbeitern, die Kultur des Unternehmens hautnah zu erleben und sich mit etablierten Teammitgliedern zu vernetzen. Solche Aktivitäten können helfen, eine positive Arbeitsatmosphäre zu schaffen und das Gemeinschaftsgefühl unter den Mitarbeitern zu stärken, was wiederum die Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit erhöht.

Tools und Technologien für den Onboarding-Prozess

In der heutigen digitalen Zeit bieten Tools und Technologien eine Vielzahl von Möglichkeiten, den Onboarding-Prozess effizienter und effektiver zu gestalten. Die Automatisierung und Beschleunigung des Integrationsprozesses durch digitale Tools ermöglicht es Mitarbeitenden, auf Informationen von verschiedenen Geräten zuzugreifen und trägt zur Digitalisierung und Innovation bei.

Unternehmen können ihren Onboarding-Prozess durch Umfragen, spezialisierte Software und elektronische Unterschriften optimieren und anpassen, welche eine rechtsgültige Verwaltung und Unterzeichnung von Dokumenten sowie die Standardisierung von Prozessen erlauben.

Wie ein LMS als Tool den Onboarding-Prozess unterstützen kann

Ein Learning Management System (LMS) ist ein leistungsstarkes Tool, das den Onboarding-Prozess auf verschiedene Weise unterstützen kann. Mit einem LMS können Unternehmen die Fortschrittsverfolgung der Mitarbeiter während des Onboardings automatisieren, was dazu beiträgt, kein Trainingselement zu übersehen. Darüber hinaus kann ein LMS HR-Abteilungen entlasten, indem es Mitarbeitern ermöglicht, interaktiv mit der Plattform zu arbeiten und die Verantwortung für ihren eigenen Lernfortschritt zu übernehmen.

Ein LMS kann neuen Mitarbeitern auch kontinuierlichen Zugang zu Trainingsmaterialien und Informationen bieten, was ihre Unsicherheit reduziert und sie in die Lage versetzt, sich selbstständig weiterzubilden. Darüber hinaus bieten viele LMS-Plattformen Tests an, um sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter die erforderlichen Kenntnisse erfolgreich erworben haben und um Lücken im Wissen zu identifizieren. Einige LMS bieten sogar die Unterstützung durch virtuelle Assistenten mit künstlicher Intelligenz, um Mitarbeitern zu helfen, Wissenslücken zu schließen.

Mitarbeiter Onboarding Software

Neben einem LMS kann auch spezielle Onboarding-Software ein wertvolles Werkzeug für den Onboarding-Prozess sein. Onboarding-Software ermöglicht eine effiziente Planung des Onboarding-Prozesses und hilft Unternehmen, den Überblick über den Fortschritt ihrer neuen Mitarbeiter zu behalten. Durch die Software können individuelle Aufgabenpläne mit spezifischen Deadlines erstellt und den neuen Mitarbeitern zugewiesen werden.

Darüber hinaus unterstützt die Software auch das Sammeln von Feedback, um den weiteren Verlauf des Onboardings zu optimieren. Feedback ist ein wertvolles Instrument zur kontinuierlichen Verbesserung des Onboarding-Prozesses und hilft Unternehmen, ihre Onboarding-Praktiken an die Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter anzupassen und zu verbessern.

Automatisierung und Personalisierung

Die Automatisierung und Personalisierung des Onboarding-Prozesses kann dazu beitragen, die Effizienz zu steigern und den Prozess auf die individuellen Bedürfnisse der neuen Mitarbeiter abzustimmen. Automatisierungslösungen wie die HR-Software von Factorial können den Onboarding-Prozess effizient gestalten und ermöglichen eine Anpassung des Onboarding-Prozesses an die sich verändernden Umstände und die individuellen Bedürfnisse der neuen Mitarbeiter.

Der technische Support und das vorherige Einrichten von Benutzerprofilen für IT-Tools können das Onboarding neuer Teammitglieder erleichtern und ergänzen die durch Automatisierung erzielten Effizienzgewinne. Durch die Automatisierung routinemäßiger Aufgaben können HR-Teams mehr Zeit und Ressourcen auf strategischere Aspekte des Onboarding-Prozesses konzentrieren, wie z.B. die Vermittlung der Unternehmenskultur und die Förderung der Integration neuer Mitarbeiter in das Team.

Checkliste für das Onboarding

Eine Checkliste kann ein nützliches Werkzeug sein, um den Überblick über die verschiedenen Aspekte des Onboarding-Prozesses zu behalten und sicherzustellen, dass nichts übersehen wird. Eine Onboarding-Checkliste könnte beispielsweise sicherstellen, dass:

• der Arbeitsplatz des neuen Mitarbeiters eingerichtet ist

• alle notwendigen Zugangsdaten und Materialien bereitgestellt sind

• das Team rechtzeitig über den Start des neuen Mitarbeiters informiert wird, damit jeder auf dessen Ankunft vorbereitet ist.

Eine umfassende Checkliste könnte auch die folgenden Punkte vorsehen:

• Durchführung einer Evaluierung nach Abschluss der Einarbeitungsphase, um den Erfolg zu messen und für zukünftige Onboarding-Maßnahmen zu lernen

• Übersicht über den ersten Arbeitstag und die erste Woche, um dem neuen Mitarbeiter Struktur zu geben und Unsicherheiten zu vermeiden

• Entwicklung eines detaillierten Einarbeitungsplans, der schrittweise das Ziel, die Einbindung in das Unternehmen, vorantreibt.

Andere Elemente der Checkliste könnten sein:

• Zuweisung eines Paten oder Mentors

• Durchführung regelmäßiger Treffen mit dem neuen Mitarbeiter

• Implementierung von Feedbackschleifen

• Anpassung des Onboarding-Programms basierend auf Feedback

• Aktive Einbindung des neuen Mitarbeiters in reale Projekte und tägliche Arbeitsabläufe in den ersten Wochen

Schließlich könnte die Checkliste die aktive Einbindung des neuen Mitarbeiters in reale Projekte und tägliche Arbeitsabläufe in den ersten Wochen vorsehen.

Dos und Don'ts im Onboarding-Prozess

Während es viele bewährte Praktiken für ein erfolgreiches Onboarding gibt, gibt es auch einige häufige Fehler, die Unternehmen vermeiden sollten. Einer der wichtigsten Grundsätze ist, dass das Onboarding eine unternehmensweite Verantwortung ist und nicht ausschließlich auf die Personalabteilung beschränkt werden darf. Ein weiterer wichtiger Grundsatz ist, dass für einen gründlichen Kennenlernprozess des neuen Mitarbeiters mit dem Unternehmen ausreichend Zeit im Onboarding-Prozess eingeplant werden muss.

Zu den Don’ts gehört:

• Fehler im Onboarding als Lernmöglichkeiten zu rahmen, statt Hilflosigkeit zu demonstrieren

• Eine mangelnde Investition in die Zukunft des Mitarbeitenden durch unzureichende Ressourcen und Budgets zu vermeiden

• Unprofessionelles Verhalten und mangelnde Wertschätzung gegenüber neuen Mitarbeitern während des Onboardings, da dies zu einer negativen Wahrnehmung des Unternehmens führen kann

• Alles zu vermeiden, was das Unternehmen in einem schlechten Licht erscheinen lässt oder den neuen Mitarbeiter nicht angemessen einbindet und wertschätzt.

Talentförderung von Anfang an

Die Förderung von Talenten ist ein wesentlicher Aspekt des Onboarding-Prozesses. Ein Mentorenprogramm kann ein Kernbestandteil des Onboarding-Prozesses sein, der zur Talentförderung beiträgt. Das Mentorenprogramm sollte nachhaltig gestaltet werden und bis zum Ende des ersten Jahres im Unternehmen andauern, um die Talententwicklung effektiv zu unterstützen.

Neben einem Mentorenprogramm sind auch flexible Weiterbildungsmöglichkeiten entscheidend für die individuelle Förderung der Talente von neuen Mitarbeitern. E-Learning-Plattformen und Online-Schulungen ermöglichen es neuen Mitarbeitern, sich flexibel und selbstgesteuert weiterzubilden und ihre Fähigkeiten zu vertiefen. Diese Maßnahmen können dazu beitragen, die Motivation und das Engagement neuer Mitarbeiter zu erhöhen und ihre Produktivität zu steigern.

Feedback als Instrument zur Optimierung des Onboardings

Feedback ist ein wertvolles Instrument zur kontinuierlichen Verbesserung und Optimierung des Onboarding-Prozesses. Regelmäßiges Feedback von neuen Mitarbeitern kann dabei helfen, den Onboarding-Prozess zu verfeinern und die erfolgreichsten Techniken hervorzuheben. Digitale Feedback-Mechanismen wie Online-Umfragen und Feedback-Sitzungen zu verschiedenen Phasen des Onboardings können dabei helfen, Probleme zeitnah zu erkennen und anzugehen.

Ein kontinuierlicher Austausch und regelmäßige Feedback-Gespräche sind wichtig, um den Onboarding-Prozess zu optimieren und gleichzeitig Talente zu erkennen und zu fördern. Feedback-Gespräche sollten bereits in der ersten Woche stattfinden und während des ersten Monats des Onboardings wöchentlich durchgeführt werden, um dem neuen Mitarbeiter Orientierung zu geben und dessen Leistung zu bewerten.

Zur Bewertung des Onboarding-Prozesses nutzen Organisationen Metriken wie Mitarbeiterbindungsquoten und Arbeitszufriedenheitsumfragen als Feedback-Indikatoren, um effektive Aspekte des Prozesses sowie Verbesserungsbereiche zu identifizieren.

Motivation und Erwartungsmanagement

Motivation und Erwartungsmanagement spielen eine entscheidende Rolle im Onboarding-Prozess. Führungskräfte und Kollegen, die Informationen gezielt vermitteln und die richtigen Worte für ihre Botschaft finden, können die Motivation der Mitarbeiter positiv beeinflussen. Zur Förderung der Motivation durch Kommunikation ist es wichtig, auch in stressigen Situationen Ruhe zu bewahren und eine Ausdrucksweise zu vermeiden, die negative Konsequenzen implizieren könnte. In herausfordernden Zeiten ist es entscheidend, eine klare und positive Sprache zu verwenden, um eine pessimistische Atmosphäre unter den Mitarbeitern zu verhindern.

Aber auch Erwartungsmanagement ist ein wichtiger Aspekt des Onboarding-Prozesses. Das Präsentieren realistischer Job-Erwartungen während des Onboardings kann Desillusionierung und potenziellen Personalabgang verhindern, der aus nicht erfüllten Erwartungen resultieren könnte. Um die Unternehmenskultur effektiv zu vermitteln, ist entscheidend, dass neue Mitarbeiter von Anfang an klare Erwartungen erhalten, in das Unternehmensengagement einbezogen werden und offene Kommunikationslinien vorgefunden werden. Die Festlegung individueller Ziele und Objectives and Key Results (OKRs) ist ein bedeutender Schritt, um den neuen Mitarbeitern ihre Rollen und Verantwortlichkeiten klar zu machen.

Zusammenfassung

Zum Abschluss lässt sich sagen, dass ein gut durchdachter und effektiv umgesetzter Onboarding-Prozess entscheidend ist, um neue Mitarbeiter erfolgreich in das Unternehmen zu integrieren und ihre langfristige Bindung und Produktivität zu fördern. Dabei spielen viele verschiedene Faktoren eine Rolle, von der Unternehmenskultur über die Verwendung von Tools und Technologien bis hin zu Feedback und Erwartungsmanagement. Es ist wichtig, dass Unternehmen diese Faktoren berücksichtigen und ihre Onboarding-Praktiken kontinuierlich überprüfen und optimieren, um den Erfolg ihrer Onboarding-Bemühungen zu maximieren und letztendlich ihre Geschäftsziele zu erreichen.

Häufig gestellte Fragen

Wie gestalte ich ein gutes Onboarding?

Gestalte ein gutes Onboarding, indem du einen Einarbeitungsplan erstellst, alle Phasen berücksichtigst, den neuen Mitarbeiter in fachlicher, sozialer und kultureller Hinsicht integrierst und den Prozess im Unternehmen verankerst. Beachte außerdem, eine Vorschau auf das Onboarding zu geben, gegenseitige Erwartungen zu klären, erste Aufgaben zuzuweisen sowie rechtliche und unternehmensspezifische Aspekte zu klären.